HİZMET DÖKÜMÜ

YEDİEMİN MUSTAFA BİRCAN

YEDİEMİN GÜRCAN BİRCAN

  TESİSİN GENEL TANIMI  

Tesis idari bina ve kapalı depolama alanlarından oluşmaktadır. İdari bina bu yerde iş sahiplerinin her nevi ihtiyacını karşılamak üzere gerekli bölümlerden oluşmaktadır. Bu bölümler ise araç park alanı, bahçede bekleme bölümü, idari büro, makam odası, bekleme salonu, ihale salonu, yemekhane, mutfak, wc/banyo, lavabo, dinlenme alanı, lobi bölümü, mescit, arşiv odası, kuru ürün saklama bölümü, terekli saklama bölümü ve kazan dairesinden oluşmaktadır. 

Binada iklimlendirme olarak katı yakıt kalorifer sistemi, üç adet klima ve elektrikli ısıtıcılar kullanılmaktadır. 

Yaz ve kış ayları için 7/24 sıcak su sağlamak üzere güneş enerjisi ve ayrıca boyler sistemi kuruludur.

Binada internet bağlantısı, bina içi ofis alanları ve ihale salonu için network sistemi, iç ve dış hat telefonları kurulu santral, faks gibi tüm ihtiyaç olabilecek iletişim imkânları bulunmaktadır.

 Bahçe Kısmı Bekleme ve İstirahat Alanı 

Tesisin önünde yer alan bölümde yeterli miktarda bank ve sehpa bulunmaktadır. Tesisi ziyaret eden iş sahiplerinin hoş vakit geçirip dinlenebilecekleri alanda minyatür bir bahçe yanı sıra tesis dışına elektrik prizleri ve su çıkışı bulunur. Ayrıca bahçe kısmı damla sulama sistemi yönetimi de bu alandan yönetilebilmektedir.

 Giriş ve Lobi Kısmı

Tesisin giriş koridorunda bulunan kısımda bekleme koltukları ve su sebilleri mevcuttur.

 İdari Büro

Bu bölümde işletmenin temel iş ve işlemleri yürütülmektedir. Özetle mal kabul, kayıt, mal teslim, sorgu, evrak işlemleri ve tüm güvenlik sistem kontrolleri bu bürodan yönetilmektedir. İdari büroda bilgisayar, yazıcı, güvenlik monitörleri, santral, telefon, tv, faks, fotokopi, çelik kasa, fotoğraf baskı cihazı, bina internet yönetimi ve yeter miktarda oturum alanı ile masa bulunmaktadır.

 Bekleme Salonu

Salonda hizmet almak vermek üzere iş sahiplerinin bekleyeceği yeterli oturum alanı yanı sıra masa, bilgisayar, tv,  güvenlik monitörü, telefon bağlantısı ve çay ocağı mevcuttur.

 Terekli Saklama Alanı

Binanın alt katında yer alan bölümde her bir katı bir ton taşıma kapasiteli ve her bölümü dört katlı karsan yapımı modüler terek sistemi kurulmuştur. Bakkaliye, elektronik, gıda ürünleri gibi emtianın saklanabilmesi amaçlı bölümdeki tereklerin boyutları pratik şekilde değiştirilebilir esnek tasarım imkânı sunabilmektedir. Bölümde ayrıca havalandırma pencereleri mevcuttur. 

 Kazan Dairesi

Terekli saklama alanı içinden geçilerek ulaşılan bölümde katı yakıt kalörifer kazanı yanı sıra yakıt depolama alanı ve terekli ardiye bulunur. Olası muhtemel risklere karşı yangın hortumu ve havalandırma sistemi bu bölümde mevcuttur.

 Dinlenme Alanı

Tesisin üst katında yer alan bölüme ihale salonundan geçerek ulaşılır. Bölümde oturum alanı, yemekhane, tv, güvenlik monitörü, lavabo, mescit ve wc/duş kısımları bulunmaktadır. 

 Arşiv

Bu bölüm idari büro üzerine konumlandırılmış bir kilitli ve güvenlikli bir alandan ibarettir. Oda içerisinde açık ve kapaklı dolap sistemi olup evrak ve diğer önemli emtianın arşivlenmesi amaçlı hizmet vermektedir. Arşiv içerisinde ayrıca çalışma yapılacak masa ve sandalyede mevcuttur. 

 İhale/Mezat Konferans Salonu

Salonumuz ileri içinde bulunduğumuz çağa ayak uyduran ileri teknoloji ile donatılmış ve ince düşünülerek ihtiyaç olabilecek her ayrıntıya yer verilerek dizayn edilmiştir. 

Bölümde bilgisayar, yazıcı, para sayma makinesi, iç ve dış hatlı telefonlar, dev ekran monitör, internet bağlantısı, boş prizler, fotokopi ve faks cihazı, mikrofon ve hoparlör sistemleri mevcuttur. 

Katılımcılar için yeterli oturum alanı konferans salonu tipi katlanır koltuklarla sağlanmıştır. 

Yöneticiler için ayrılan bölüm ise katılımcıların ve yöneticilerin görsel temasını artıracak şekilde kot farkı oluşturulmuş yükselti üzerinde bulunmaktadır. 

Konuşmacı veya tellal için salonun tümüne hakim olarak konumlandırılmış kürsü yanlarında müdür ve sistem operatörü masaları yer almaktadır. 

Etkinlik zamanını takip için duvar saati katılımcıların karşısına kolayca görülebilecek yerde konumlandırılmış gene yönetici ve katılımcıların takip edebileceği dev ekran salon duvarına hareketli bir platform üzerine monte edilmiştir. Bu ekranda operatör tarafından yönlendirilecek görsel medya slaytları oynatılabilmektedir. Satış işlemlerinde muhafaza altında bulunan ve satışa konu ürünlerin görselleri ilgililerin satış esnasında emtiayı ayrıntılı olarak görmesi için de kullanılmaktadır.  

Konuşmacı kürsüsünde yer alan ses sistemi vasıtası ile tesis içine ve dışına seslenme mümkündür.

Salonda teminat alımı için GLORY GFS 120T Karışık Banknot Sayma  Makinası %100 e varan sahte para ayrımı ile karışık olarak verilen banknotların sayımını hızlı ve etkin şekilde yapar. Sayılan miktar ilişkin dökümü yazılı olarak raporlamakta mümkündür. Alınan teminatlar yöneticilerin arkasında ve katılımcıların göz temasını kesmeyecek şekilde konumlandırılan teminat kutularına katılımcı kimlik belgeleri ile iliştirilerek konulur. Bu sayede ihalelerde sıkça karşılaşılan ve zaman zaman ihalenin feshine neden olan sorunların önüne geçilmektedir. Para alışverişlerini sorunsuz ve güvenilir bir hale getirmek için alınan önlemler bununla sınırlı değildir. Alışverişin yapıldığı noktayı gören iki adet yüksek çözünürlüklü HD vezne tipi ve salon genelini kapsayan kameralarla güvenlik üst seviyeye çıkarılmaktadır.

Salon içerisinde yapılan tüm etkinlik görüntü ve ses kaydı altında yapılmaktadır. Böylece bu yerde yapılan mezat, ihale ve toplantılarda olumsuzluk riskleri minimuma indirilmiştir. 

  GÜVENLİK ÖNLEMLERİ 

Depolama yaptığımız tüm kapalı alanlarda kepenk sistemi mevcut olup tüm kepenklerin asma kilitleri mevcuttur. Kepenk arkasında demir doğrama camekânlar olup ilaveten aşağıdaki tedbirler alınmıştır. 

 Alarm 

DSC ve CROW gibi alanında kalite ve güvenilirliğini ispat etmiş alam panellerine bağlı toplam 25 adet detektör ile depolama alanlarımıza cebren giriş yapılabilecek tüm noktalarda ( kapı girişi olmayan tüm dış cephelerin iç kısımları, bodrum havalandırma kapakları alt kısımları dâhil) kontrol sağlamaktayız.

Planlı ya da plansız güç kesintisi durumlarında dahi sistemin çalışması için tüm alarm panellerinde ve sirenlerde ayrı ayrı akü takviyesi bulunmaktadır. 

Olası muhtemel bir sabotajla enerji ya da veri hattının kesilmesi halinde 3 adet siren eş zamanlı olarak devreye girerek uyarı vermeye başlar.

Personel kaynaklı suiistimallere yol açmamak için giriş yetkisi bulunan personel sayısı en asgari ölçüde tutulur. Her ne kadar giriş için gerekli yetkiye sahip olsa da belirlenen mesai dışında giriş yapılması halinde izleme merkezine bilgi otomatik olarak verilmektedir.

 Alarm İzleme Merkezi

Alarm sisteminin devreye girmesi ile siren ikazı tek başına güvenliği sağlayamayacağı için alarm panellerinin vereceği tüm mesajları canlı olarak izleyebilecek bir sisteme ihtiyaç duyulmuştur. Bu açığı ise SEGA ALAM İZLEME MERKEZİ nden hizmet alımı ile kapatmaktayız. Sistemin çalışma prensibi ise kısaca;

Panellerden gelecek olan rutin çalışma raporları, izinsiz giriş, sabotaj, sistemin kurulması, geri çözülmesi, teknik servis çalışması, enerji kesintisi, veri kesintisi ve akü zayıf gibi mesajları birbirinden bağımsız iki telefon hattı üzerinden izleme merkezine iletir. İzleme merkezi panelden gelen durum mesajının ehemmiyetine göre önceden belirlenmiş hiyerarşiye göre 3 kişiye canlı arama yapılarak durum bilgisi verir. Şayet panelden gelen sinyal ‘’soygun’’ gibi aciliyet içeriyorsa önce emniyete sonrasında gene yetkili işletme sahiplerine bilgi verir. İzleme merkezi yaptığı aramanın doğru kişiye ulaştığına emin olmak için önceden belirlenen parola ile teyit alır. Şayet parola yanlış verilirse tehdit altında açılış yapılabilme ihtimaline karşı doğrudan emniyet birimlerini yönlendirir.

Bunların dışında her kapalı depo içerisinde keypad ler vasıtası ile tek tuşla polis, ambulans ve itfaiye çağrısı yapmak mümkündür. İzleme merkezi her ay düzenli olarak güvenlik altında bulunan alanlara yapılan giriş(hangi personel tarafından yapıldığı dâhil) ,çıkış, soygun ve diğer tüm olayları işletmeye rapor etmektedir.

 Kamera Kayıt Sistemi

Güvenlik altında bulundurduğumuz tüm mekânların ihtiyaca göre içeride ve  dışarıda güvenlik kameraları ile kayıt altına alınması sağlanmaktadır. Bu sistem alarm sistemini desteklemek, dışarıdan gelebilecek tehditlere karşı caydırıcı olmak ve istenmeyen bir olayın yaşanması ardından gerekli ayrıntıya sonradan ya da eş zamanlı olarak erişimine imkân sağlamaktadır. 

Kamera kayıt sistemimiz harekete duyarlı kayıt yapabilen yüksek çözünürlüklü renkli ve gece görüşlü 24 kamera, görüntünün kaydedildiği 6TB disk içeren 16 kanal PİNETRON ve Cenova DVR ve enerji kesintisi halinde dahi çalışmayı sürdürebilmek için online UPS ten oluşmaktadır. 

Sistem idari bina içerisinde 6 monitörden canlı izleme, uzaktan erişerek kayıt yedeği alma, canlı izleme ve olay fotoğraflamaya imkân tanıyan her türlü akıllı telefon ve bilgisayarla desteklenmektedir.

Sistemin beyni konumunda olan DVR cihazının güvenliği gene alarm sistemiyle korunmaktadır. Ayrıca online UPS sayesinde şebekeden kaynaklı voltaj dalgalanmaları, kesintiler ve sabotaja karşı cihazların ve sisteminin stabil olarak çalışması garanti altına alınmıştır. 

 Aydınlatma Sistemi

Bu sistem gerek dışarıdan gelecek tehditlere karşı caydırıcı olmak gerekse kamera kayıt sistemine destek vermeyi sağlamaktadır. Kendinden sensörlü her biri 500W gücünde halojen spotlarla güvenlik altındaki mekânlara belirlenen sınır ihlali yaşandığında, paralel olarak ( bir sensörün görmesi ile 2 adet spotun devreye girmesi) bölgenin aydınlatılması şeklinde çalışır. Böylece kayda giren kameranın çok düşük lüx değerine sahip ışık altında dahi olay anını renkli olarak kayıt edebilmesine de imkân tanır.

 Yangına Karşı Korunma 

Dünya üzerinde meydana gelen yangın olaylarına bakıldığında birçoğunun elektrik kontağından ya da sigara izmariti gibi insan hatalarından meydana geldiğini söylemek mümkündür. Bu nedenle kamera, alarm ve aydınlatma sistemini besleyecek enerji ihtiyacını yan yana olan kapalı mekânlarda, riski en aza indirmek için yalnızca bir abonelikle sağlamaktayız. Ayrıca her halde meydana gelebilecek bir yangın halinde müdahaleyi sağlayabilecek yangın tüplerini tüm kapalı mekânlarımızda kolay erişilebilecek konumlarda bulundurmaktayız. Yangın tüplerinin bulunduğu yerler ise levhalar ile gösterilerek ilgilinin dikkatini çekmeyi sağlamaktayız. 

 Su Baskını ve Tesisat Hatalarına Karşı Koruma

Genellikle kışın don olayları ile patlayan tesisat elemanlarının donun çözülmesiyle su kaçırması ve atık su tesisatının zarar görmesiyle altında bulunan mallarda zarara yol açması muhtemel ve beklenen risklerdir. Bu riskleri ekarte etmek üzere depolarımızda su aboneliğimiz bulunmaz ve WC Lavabo kullanılmamaktadır. Aşırı yağışla su birikmesi ve gerek kapı altlarından gerekse havalandırma kapaklarından su sızıntısını önlemek için depo giriş ve dış cepheye bakan sınırları zeminden yüksek hale getirilmiş ve havalandırma kapakları üzeri mebran ve branda ile örtülüdür.

  İŞLETME VE İDARİ TEDBİRLER

Emanete alınan mallar için tek risk dışarıdan gelebilecek olası muhtemel soygun, yangın veya su basması gibi tehditler değildir. 

Depo içerisinde birden fazla emanet bulunuyor olması iş takibinin eksikliğinden de zayiat yaşanması mümkün kılar. Bu riskler malların karışması ya da eksik olan malın kayıt eksiklikleri yüzünden tespit edilememesiyle oluşabilir. İş disiplini ve detaylı kayıt sistemiyle bu açığın kapatılması sağlanmaktadır. Bu konuda işleyiş standardımız ise aşağıdaki gibidir. 

 Mal Kabulü

Depoya giriş yapan mallar, mal kabul görevlisi tarafından düzenlenen cinsi, miktarı, hasarı ve benzerlerinden ayırt edilebileceği evsafını belirtir bir evrak ile kayıt altına alınır. Bu evrak 2 suret düzenlenir ve biri mal üzerine yapıştırılır. Birden fazla kalem malın girişi halinde mümkün olan hemen her mal üzerine etiket yardımı ile giriş tarihi dosya numarası gibi bilgiler yapıştırılır. Bu evrakın diğer sureti ise asıl kaydı yapacak olan görevliye iletilir. Ayrıca depoya girişi yapılan malların fotoğrafları çekilir. Bu fotoğrafların, gereği halinde termal cihazda tab edilerek ilgilisine verilme olanağı mevcuttur. Depodan gelen evrak ve fotoğraf gibi veriler ile haciz, el koyma gibi devlet organlarında görevli memurlarca (icra memuru, kolluk görevlisi) düzenlenen resmi tutanak karşılaştırılır.  Yapılan karşılaştırma bir uyuşmazlık olmadı görüldükten sonra resmi tutanak imzalanarak mal zimmete alınmış olur.  Söz konusu resmi tutanak sureti depo evrakı ve kayıt evrakı iliştirilerek ilgili kurum klasöründe muhafaza edilir. Dijital kayıtlar ise bilgisayarda saklanır.

 Muhafaza Şekli ve Yer Tayini

Muhafaza altına alınmak üzere teslim edilen mallar çok farklı cins ve özelliklerde olabilir. Bu mallar kuru emtia olabileceği gibi gıda maddesi, temizlik ürünü, makina ve bilgisayar ürünleri gibi pek çok farklı cinsten olabilir. Pek tabiidir ki tüm bu malların tek standartla saklanmaması hatta bazılarının aynı mekânda muhafaza edilmemesi gerekebilir.

Tuhafiye ürünlerinin cinsine göre kolilenmesi, askıya asılması yükte hafif pahada yüksek malların özel tereklerde muhafazası, çay gibi koku çekebilecek malların deterjan gibi kokusu sinecek mallardan ayrı muhafazası, toza karşı hassas olabilecek elektronik eşyanın poşetlenmesi cep telefonu tablet gibi ürünlerin kilitli kasada muhafazası bunların başlıca örneklerindendir. 

 Kayıt, Evrak Düzeni Ve Veri Güvenliği

Mal kabulü ile açılan dosya üç ana evrak ile kayıt altına alınır. Bunlar depo evrakı, resmi tutanak ve kayıt dosyasıdır. Ayrıca malın fotoğrafı ve gerekliyse depoya giriş anını belgeleyecek olan güvenlik kamera kaydı aynı dosya numarası üzerinden kayıt altına alınır. Resmi tutanakta ilgili memurlukça yapılan değer tespiti de yer alır. Kayıt dosyasında ise evrak kayıt numarası mevcuttur. Depo evrakı üzerinde malın hangi işçi ya da işlerce getirildiği ve hangi deponun neresine istiflendiği açık şekilde belirtilir.

Söz konusu dosyaları içeren klasörler ehemmiyetli olduğu için 24 saat kayıt esasına dayalı güvenlik kamerası ve alarm sistemiyle korunaklı odada muhafaza edilir. Aynı oda içerisinde bulunan bilgisayar yardımı ile saklanan dijital veriler bulut sistem teknolojisi ile internet ortamında eş zamanlı yedekleme yapılmaktadır.

Böylece fiziki ya da dijital kayıtların zayi olması halinde bir örneğinin oluşturulması ve söz konusu verilere internet erişimi olan her yerden mobil olarak erişilmesi mümkün hale getirilmiştir.

 Sayım Ve Kontroller

Her yılın birinci ayında genel kontrol ve sayım gerçekleştirilir. Bunun dışında olası muhtemel bir şüphe yada sayım kontrolün gerekeceği her halde genel yada lokal sayım gerçekleştirilir. Söz konusu sayım kayıt altında bulunan dosyalar aracılığı ile yapılır. Sayım sonucu ve sayım esnasında alınan notlar saklanır.

Sayım esnasında karışıklık olan mal tespit edilirse mobil cihazlar üzerinden malın fotoğrafı ve kayıtlı olan özellikleri ilgili kayıtlardan yararlanılarak karışıklık giderilir. 

Depo içerisinde yapılan istif ve düzenlemeler anında depo içerisinde yeri değiştirilen mallar sayım notunda belirtilir ve ilgili kayıt dosyasına işlenmek üzere görevlisine verilir. Görevli yeri değiştirilen malın yeni depo yerini hem dijital hem fiziki kayıtlara işler.

  DEPODAKİ MALLARDA ZAYİ VUKU BULMASI

Alınan tüm tedbirlere rağmen depodaki bir malın tamamen zayi olması ya da kısmen değer kaybetmesi halinde olayın izi rahatlıkla sürülebilir. Zira yukarıda belirtilen önlemler neticesi hasarın ya da kaybın tespiti mümkündür. Muhafaza altındaki her malın fotoğrafı muhammen bedeli evsafı kayıt altındadır. 

Bircan yediemin 1989 yılından bu yana hizmet vermekte olan ve bu süreç içerisinde edindiği tecrübeleri işletme standartlarına aktaran, yanı sıra yediemin ücret hesaplama, yediemin otomasyon sistemi gibi yazılımsal projelere finansal destek vererek sektörün çıtasını yükselten, öte yandan canlı mal, yumurta… Vb. gibi muhafazası ayrıca özen gerektiren her nevi menkul emtianın muhafazasını hizmet alımı yöntemi ile sağlayarak müşterilerine esnek ve tek çatı altında hizmet sunabilen, edinmiş olduğu bilgi ve tecrübeyi lisanslı yediemin depoları yönetmeliği yapımında ve İİK. Değişikleri çalışmalarında Adalet Bakanlığı HİGM. ,PGM ve İİDB birimleri yanı sıra ihtiyaç duyan tüm kurum, kişi ve kuruluşa danışmanlık yaparak aktaran bir müessese olarak gelişime açık anlayışı ile hizmet ve yatırımlarına devam eden bir kuruluştur.